HalloPetra oder Telefonassistent von quoroAI®?

Was ist HalloPetra, auch „Hallo Petra“ geschrieben?

HalloPetra ist ein KI-Telefonassistent der HalloPetra GmbH aus Berlin. Das Unternehmen nennt ihn „KI-Bürokraft“. Das Angebot richtet sich an Handwerksbetriebe: Auf der Website stehen 14 Gewerke, darunter SHK, Elektro, Dachdecker und Maler.

Der Assistent heißt Petra. Laut HalloPetra nimmt er Anrufe rund um die Uhr an, bucht Termine und informiert dein Team. Angebunden wird er per Rufumleitung an deine bestehende Nummer. Als Zusatzfunktionen gibt es einen E-Mail-Assistenten, Website-Erstellung und WhatsApp mit Bautagebuch.

Die Grundfunktion ist bei beiden Anbietern gleich. Der Assistent sagt zu Beginn des Gesprächs, dass er eine KI ist, nimmt das Anliegen auf, bucht Termine und schickt eine Zusammenfassung. Bei uns bucht er im Outlook- oder Google-Kalender. Unterschiede gibt es bei Minuten und Preisen, bei Zusatzfunktionen und Anbindungen. Dazu kommt die Frage, wer den Assistenten einrichtet und pflegt.

Was kostet HalloPetra?

Der Telefonassistent von HalloPetra kostet im Monat 99, 199 oder 499 €, je nach Tarif Einzelkämpfer, Betriebe oder Mittelstand. Enthalten sind 100, 250 oder 700 Gesprächsminuten. Zusatzminuten kosten laut HalloPetra je nach Tarif 0,20 bis 0,30 €. Welcher Satz zu welchem Tarif gehört, steht nicht auf der Preisseite. Stand der Angaben: 21.10.2026.

Bei HalloPetra gilt der angezeigte Preis als netto, mehr dazu im Hinweis darunter. Den Preis je Minute haben wir gerechnet: Monatspreis geteilt durch die enthaltenen Minuten, ohne Zusatzminuten.

Laut HalloPetra gilt der Tarif Einzelkämpfer für 1 Mitarbeiter, Betriebe für 1 bis 10 und Mittelstand für 10 bis 50 Mitarbeiter. Enthalten sind laut HalloPetra 3, 10 und unbegrenzt viele Abläufe. Ein Ablauf beschreibt, wie Petra ein Anliegen behandelt, etwa einen Notdienst oder eine Terminbuchung. Für Betriebe mit über 50 Mitarbeitern gibt es den Tarif Enterprise, den HalloPetra nur auf Anfrage bepreist.

Bei jährlicher Zahlung rechnet HalloPetra den Jahresbetrag einmal ab: 1.188 €, 2.388 € oder 5.988 €. Dazu gibt es 50, 100 oder 150 Bonusminuten je Monat. Einen Preisnachlass gibt es nicht, der Monatspreis bleibt gleich. Bei uns kostet der Tarif Start bei Jahreszahlung netto 89 € im Monat (12 Monate Laufzeit, im Voraus berechnet) und bei monatlicher Zahlung 99 €.

Zusatzfunktionen kosten extra und lassen sich laut HalloPetra jederzeit an- und abschalten. Die Preise gelten pro Monat:

• E-Mail-Assistent: 99 €
• Website-Erstellung: ab 49 €
• WhatsApp mit Bautagebuch: ab 49 €
• Eigene Stimme mit eigenem Namen: 29 €, im Tarif Mittelstand enthalten

Wo HalloPetra mehr bietet und wo unsere Grenzen liegen

Wer mehr als das Telefon abdecken will, findet bei HalloPetra die breitere Lösung. Jeder Abschnitt nennt zuerst, was HalloPetra laut Website bietet, und dann unsere Grenzen. Genannte Marken gehören ihren jeweiligen Inhabern. Keine Partnerschaft.

Zusatzfunktionen und Branchenfokus

Gegen Aufpreis gibt es bei HalloPetra einen E-Mail-Assistenten, Website-Erstellung, WhatsApp mit Bautagebuch und eine eigene Stimme. Die eigene Stimme ist im Tarif Mittelstand enthalten. Das Angebot ist auf das Handwerk zugeschnitten: 14 Gewerke, darunter SHK, Elektro, Dachdecker und Maler.

Wir bieten nur den Telefonassistenten. Den Gesprächsleitfaden schreiben wir aus deinem Betriebswissen. Für Handwerksbetriebe gibt es die Seite KI-Telefonassistent für Handwerker.

Anbindung von Software und CRM

HalloPetra listet auf der Website 23 Handwerker-Programme, darunter OneQrew, TAIFUN und SYKASOFT. Auf der Preisseite steht die Anbindung beim Tarif Betriebe. CRM-Systeme sind über deren API anbindbar, dazu kommen Zapier, Make, n8n und Webhooks.

Bei uns binden wir CRM oder Branchensoftware ab dem Tarif Team an. Wie, klären wir im Erstgespräch.

Kalender und Terminbuchung

HalloPetra bindet zwei Kalender an: Google Kalender und Outlook. Termintypen, Dauer, Anfahrt und Pufferzeiten sind einstellbar. Kunden bekommen eine automatische Erinnerung und können über die Bestätigung verschieben oder absagen.

Bei uns bucht der Assistent im Outlook- oder Google-Kalender. Du gibst den Zugriff auf deinen Kalender einmal frei, den Rest machen wir.

Terminarten mit eigener Dauer und Pufferzeiten zwischen den Terminen richten wir ebenfalls ein, dazu mehrere Kalender und Personen. Am Telefon verschiebt der Assistent Termine oder sagt sie ab, Bestätigung und Erinnerung gehen per E-Mail an den Anrufer.

Weiterleitung und Notdienst

HalloPetra beschreibt auf der Website Notdienst-Erkennung, Routing nach Anliegen und Tageszeit, Bereitschaftsrotation und Alarm an die Bereitschaft.

Bei uns leitet der Assistent nach deinen Regeln weiter: mit Zeitplänen je Person oder Ziel, den Feiertagen deines Bundeslands und Verteilung nach Zuständigkeit, etwa nach Abteilung, Objekt oder Gewerk. Sonst nimmt er die Nachricht auf. Eine eigene Notdienst-Erkennung mit Alarm an die Bereitschaft bietet der Assistent nicht, er folgt deinen Regeln. Einen Notruf ersetzt der Assistent nicht.

Rückrufe und ausgehende Anrufe

Zu HalloPetra gehören laut Website eine Callback-Funktion und Outbound-Kampagnen an Kontaktlisten.

Rückruf auf ausdrücklichen Wunsch und Erinnerung an einen bestehenden Termin gehören bei uns ab dem Tarif Team dazu. Der Assistent ruft werktags von 8 bis 20 Uhr an und macht höchstens 2 Versuche. Werbeanrufe, Erinnerungen ohne bestehenden Termin und Angebote zu anderen Leistungen sind ausgeschlossen.

Gespräche nachlesen und Datenschutz

HalloPetra zeigt Transkript und Audio im Dashboard. Beim Datenschutz nennt HalloPetra nach eigener Angabe einen AV-Vertrag im Onboarding und ein Rechenzentrum in Frankfurt.

Unser Assistent schickt die Zusammenfassung jedes Anrufs per E-Mail an die hinterlegten Empfänger. Gespräche werden nicht als Audio aufgezeichnet. Mit jedem Kunden schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die beteiligten Dienstleister und ihre Sitze stehen in diesem Vertrag, Dienstleister mit Verarbeitung außerhalb der EU sind dort gekennzeichnet. Die vereinbarten Speicherfristen stehen ebenfalls darin.

Bei den veröffentlichten Tarifen bietet HalloPetra mehr Funktionen und wir mehr Minuten je Euro.

Kostenbeispiele für 250 bis 2.000 Minuten im Monat

Die Tabelle rechnet den Monatspreis plus Zusatzminuten für drei Beispielmengen. Weil HalloPetra den Satz je Tarif nicht nennt, steht bei jedem Wert die Spanne von 0,20 bis 0,30 € je Zusatzminute. Mehr Rechenwege stehen im Ratgeber zu den Kosten eines KI-Telefonassistenten.

Grundlage sind die veröffentlichten Preise bei Monatszahlung, alle netto. Die angezeigten Preise von HalloPetra gelten hier als netto, ohne Jahresbonus und ohne Aufrunden je Gespräch. Der Tarif Einzelkämpfer ist laut HalloPetra für 1 Mitarbeiter gedacht.

Unser Wert besteht aus dem Monatspreis des Tarifs Start und 0,12 € je Minute über den enthaltenen 1.100 Minuten. Er gilt, wenn deine Obergrenze die Mehrminuten abdeckt.

Stellst du die Tarife Team und Betriebe nebeneinander, liegt HalloPetra beim Monatspreis vorn (199 € gegen 279 €, jeweils netto). Dafür enthält unser Tarif Team 4.000 statt 250 Minuten. Einen festen Ansprechpartner gibt es bei beiden ab dieser Stufe: bei uns im Tarif Team, bei HalloPetra als persönlicher Manager im Tarif Betriebe.

Beide Anbieter rechnen nach Gesprächsminuten. Rechne deshalb auch in Minuten. HalloPetra setzt auf der Preisseite 100, 250 und 700 Minuten mit etwa 80, 200 und 550 Anrufen gleich. Das sind rund 1,25 Minuten je Anruf.

Wie lang deine Gespräche sind, hängt von deinem Betrieb ab. Multipliziere Gespräche je Tag, Minuten je Gespräch und Arbeitstage. Bei 15 Gesprächen von je 2 Minuten an 20 Tagen sind das 600 Minuten. Das ist eine Rechenannahme.

So entscheidest du zwischen HalloPetra und uns

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   Minuten zählen

   Rechne wie oben und vergleiche das Ergebnis mit den Minuten der Tarife. Verlässlicher als eine Annahme ist ein Blick in deine Anrufliste der letzten Wochen.

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   Software prüfen

   Steht dein Programm auf der Integrationsliste von hallopetra.de, spricht das für HalloPetra. Bei uns binden wir CRM und Branchensoftware ab dem Tarif Team an; wie, klären wir im Erstgespräch.

3. 3

   Kalender prüfen

   Arbeitet dein Betrieb mit Outlook (Microsoft 365) oder Google Kalender, bucht unser Assistent dort, und laut Website bindet HalloPetra beide ebenfalls an. Du gibst den Zugriff auf deinen Kalender einmal frei, den Rest machen wir. Bei einem anderen Kalender nimmt der Assistent Terminwünsche auf und schickt sie per E-Mail an dein Team. Mehr dazu steht auf der Seite zur telefonischen Terminvereinbarung.

4. 4

   Entscheiden, wer einstellt

   Bei HalloPetra gibt es ein Onboarding, danach pflegst du Abläufe und Wissen im Dashboard selbst. Bei uns gibst du Änderungen per Mail oder Anruf durch, und wir setzen sie um. Selbst einstellen geht direkt. Durchgeben spart dir die Arbeit.

5. 5

   Beide kennenlernen

   HalloPetra bietet einen kostenlosen Testzugang mit 10 Testminuten. Bei uns bekommst du die kostenlose Hörprobe. Die Hörprobe nutzt Angaben deiner Website und ist noch nicht dein eingerichteter Assistent. Nach Vertragsschluss gilt bei uns die 33 Tage Geld-zurück-Garantie, alle Bedingungen findest du unter Preise und Leistungen.

Von HalloPetra zu uns wechseln

Bei beiden Anbietern bleibt deine veröffentlichte Rufnummer. Beim Wechsel änderst du nur das Ziel der Rufumleitung. In dieser Reihenfolge entsteht möglichst keine Lücke, in der kein Assistent ans Telefon geht.

1. 1

   Vertrag und Frist prüfen

   Laufzeit und Kündigung stehen in deinem Angebot. Laut Preisseite ist der Monatsplan monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Die AGB von HalloPetra (§ 19, Stand Juli 2025) nennen eine Frist von 14 Kalendertagen zum Ende der Vertragslaufzeit. Was bei Jahreszahlung nach einer Kündigung gilt, sagt dein Angebot.

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   Daten sichern

   Auf der Seite „Sicherheit“ beschreibt HalloPetra einen Export von Audio, Transkripten und Metadaten als ZIP-Datei, wenn du kündigst. Sichere vorher, was du behalten willst, zum Beispiel Öffnungszeiten, Weiterleitungsnummern und die Antworten auf häufige Fragen.

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   Erstgespräch führen

   Im Erstgespräch erzählst du uns 20 Minuten per Video von deinem Betrieb. Daraus schreiben wir den Gesprächsleitfaden. Anbindungen und den Zugriff auf deinen Kalender besprechen wir auch dort. Den ganzen Ablauf beschreibt die Seite KI-Telefonassistent einrichten lassen.

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   Parallel testen

   Den gemeinsamen Test deines eingerichteten Assistenten planen wir innerhalb einer Woche nach dem Erstgespräch. Anbindungen an Branchensoftware können länger dauern. Bis dahin bleibt die Rufumleitung auf HalloPetra.

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   Umleitung umstellen

   Erst nach dem Test stellst du die Rufumleitung bei deinem Telefonanbieter auf die Nummer um, die wir dir bereitstellen. Wie das bei Festnetz, Mobilfunk und Telefonanlagen geht, steht im Ratgeber Rufnummer weiterleiten und behalten. Danach kündigst du bei HalloPetra zum passenden Termin.

Erfahrungen mit HalloPetra

Wir haben HalloPetra nicht selbst getestet. Dieser Vergleich beruht auf den veröffentlichten Angaben des Anbieters und enthält deshalb keine Erfahrungsberichte.

Auf seiner Website gibt HalloPetra über 2.500 Betriebe als Kunden an. Auf der Seite „Presse“ verlinkt das Unternehmen Berichte der Fachpresse, Podcasts und Webinare, darunter einen Praxistest auf BM TV vom 31.10.2025. Das sind Angaben von HalloPetra, die wir nicht geprüft haben. Höre dir die Demo an, die HalloPetra auf seiner Website anbietet, und frage Betriebe aus deinem Gewerk.