KI Sekretärin für ein Telefonsekretariat mit klaren Regeln
Wer ist zuständig, wer ist erreichbar, wer ruft zurück? Deine KI-Sekretärin klärt das, während dein Team arbeitet.
Kostenlos, mit deinem Betrieb, in einer Minute
Eingehender Anruf
angenommen nach 1 Klingeln
Telefonassistent: Guten Tag beim Planungsbüro Krüger in Mölln. Ich bin die KI-Telefonassistenz. Wen möchten Sie erreichen?
Anrufer: Thomas Behrens von der Tischlerei Behrens. Ist Frau Krüger wegen der Zeichnungen für den Marktweg zu sprechen?
Telefonassistent: Frau Krüger ist heute außer Haus. Für laufende Projekte ist Herr Albers als Vertretung hinterlegt. Möchten Sie mit ihm sprechen?
Anrufer: Morgen mit Frau Krüger reicht. Es geht um eine Rückfrage zu den Türmaßen, bevor wir bestellen.
Telefonassistent: Ich nehme den Rückrufwunsch auf. Wann sind Sie morgen erreichbar, und darf das Büro die angezeigte Nummer verwenden?
Anrufer: Ja, diese Nummer passt. Am besten zwischen neun und elf.
Telefonassistent: Ich notiere morgen zwischen neun und elf als Wunschzeit. Ist die Bestellung bis zur Klärung noch offen?
Anrufer: Genau, wir warten mit der Bestellung auf die Rücksprache.
Telefonassistent: Danke, Herr Behrens. Ich gebe die Rückfrage zu den Türmaßen und Ihre Wunschzeit an Frau Krüger weiter.
Eine freie Leitung heißt noch nicht, dass jemand Zeit hat
Eine Kundin möchte die Projektleitung sprechen. Die Kollegin am Empfang weiß, dass diese im Termin sitzt, aber nicht, wer sie vertritt. Sie fragt im Büro nach, probiert eine Durchwahl und nimmt schließlich eine Nachricht auf. Kurz darauf kommt der nächste Anruf mit derselben Frage. Im Kalender steht die Besprechung, auf dem Telefonzettel fehlt die Rückrufzeit.
Ein Telefonsekretariat braucht mehr als eine freundliche Begrüßung. Es muss wissen, wann ein Anruf unterbrechen darf, welche Vertretung greift und was bei Abwesenheit gesagt werden soll. Sonst wandern Gespräche von Person zu Person. Persönliche Beratung, vertrauliche Entscheidungen und Verhandlungen gehören weiterhin zu deinen Mitarbeitern.
Die KI Sekretärin von quoroAI übernimmt die vereinbarte Annahme und ordnet Anliegen zu. Wir hinterlegen Zuständigkeiten, Durchwahlen und Rückrufregeln. Der Assistent stellt sich als KI vor, fragt nach dem Grund des Anrufs und versucht eine Weiterleitung nur auf den vorgesehenen Wegen. Änderungen teilst du uns mit. Du musst dafür weder eine Software pflegen noch selbst Gesprächsanweisungen schreiben.
Das übernimmt dein Telefonassistent
Anrufe nach Anliegen zuordnen
Der Assistent klärt, ob es um ein neues Projekt, einen bestehenden Auftrag oder eine Rechnung geht. Danach nutzt er die hinterlegte Zuständigkeit. Unklare Fälle gehen an deinen vereinbarten Ansprechpartner.
Erreichbare Kollegen verbinden
Du legst Zeiten und Anliegen für Weiterleitungen fest. Wir richten den Ablauf ein und testen ihn mit dir. So muss eine Person im Kundengespräch nicht für jede allgemeine Frage unterbrochen werden.
Vertretungen bei Abwesenheit berücksichtigen
Für Urlaub, Außentermine und freie Tage hinterlegen wir Vertretungen. Interne Abwesenheitsgründe und private Telefonnummern werden nicht automatisch genannt. Ohne vorgesehene Vertretung wird ein Rückruf aufgenommen.
Rückrufnotizen vervollständigen
Name, Firma, Thema, Nummer und gewünschtes Zeitfenster gehören zusammen. Der Assistent fragt fehlende Angaben nach und fasst sie per E-Mail zusammen. Wunschzeiten und ausdrücklich zugesagte Rückrufe bleiben unterscheidbar.
Wiederkehrende Bürofragen beantworten
Postanschrift, Anfahrt und Öffnungszeiten nennt der Assistent aus deinem freigegebenen Wissen. Vertrauliche Projektstände und interne Kontaktdaten gibt er nicht einfach heraus. Bei Unsicherheit nimmt er die Frage für dein Team auf.
Einen Ersatzweg statt Weiterleitungsschleifen nutzen
Scheitert die Verbindung, greift der vereinbarte Rückrufablauf. Wir besprechen auch Besetztzeichen und nicht besetzte Nebenstellen. Der Anrufer erfährt den nächsten Schritt. Selbst ausgehende Rückrufe auszuführen ist eine Funktion ab Team.
Nach dem Anruf weißt du sofort, worum es geht
Jedes Gespräch kommt als kurze Zusammenfassung bei dir an, per E-Mail, im Kalender oder direkt in deiner Software. Kein Abhören von Bandansagen, kein Rätselraten beim Rückruf.
Neue Anfrage über deinen Telefonassistenten
- Anrufer
- Thomas Behrens, Tischlerei Behrens
- Projekt
- Marktweg; Rückfrage zu Türmaßen vor Bestellung
- Zuständigkeit
- Frau Krüger; Vertretung durch Herrn Albers angeboten
- Rückruf
- Morgen 9 bis 11 Uhr gewünscht; angezeigte Nummer bestätigt
- Nächster Schritt
- Fachliche Rücksprache; Bestellung wartet auf Klärung
Du lässt einrichten. Wir machen die Arbeit.
Andere Anbieter geben dir ein Werkzeug und eine Anleitung. Bei uns bekommst du einen fertigen Telefonassistenten: eingerichtet, getestet und laufend betreut.
- 01Du, 30 Minuten
Du erzählst, wir hören zu
In einem Gespräch von etwa 30 Minuten klären wir, welche Anrufe kommen, was der Assistent sagen darf und wann dein Team übernimmt.
- 02Wir
Wir richten ein
Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, wählen die Stimme, richten Rufnummer, Weiterleitung und Benachrichtigungen ein.
- 03Du und wir
Wir testen mit dir
Bevor echte Kunden anrufen, spielen wir typische und schwierige Anrufe durch. Du hörst zu und gibst frei, oder wir bessern nach.
- 04Wir, laufend
Wir betreuen weiter
Nach dem Start werten wir die Gespräche aus, ergänzen fehlendes Wissen und setzen deine Änderungen um. Du musst nichts selbst pflegen.
Passt zu deinem Betrieb
- Planungsbüros
- Agenturen
- Beratungsunternehmen
- Immobilienbüros
- Kleine Geschäftsstellen
- Ingenieurbüros
- Büros mit Außendienst
- Teams ohne festen Empfang
Das verbinden wir
- Vorhandene Durchwahlen per Weiterleitung
- E-Mail an zuständige Mitarbeiter
- Google Kalender
- Outlook-Kalender
- CRM nach Prüfung im Erstgespräch
Welche Anbindung für dich sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch. E-Mail und Kalender gehen in jedem Tarif.
Was kostet ein KI-Telefonassistent als Telefonsekretariat?
Der Tarif Start kostet 89 € netto im Monat bei Jahreszahlung (12 Monate) oder 99 € monatlich kündbar. Darin sind 1.100 Gesprächsminuten, 2 Gespräche gleichzeitig, 2 Rufnummern und die Terminbuchung enthalten. Die Einrichtung durch uns ist immer inklusive.
Fragen zum KI-Telefonassistenten als Telefonsekretariat
Ersetzt die KI-Sekretärin meine Assistenz im Büro?
Sie übernimmt klar geregelte Telefonaufgaben. Eine persönliche Assistenz entscheidet auch in Situationen, die nicht vorher beschrieben wurden, kennt Beziehungen und koordiniert viele Aufgaben jenseits des Telefons. Die KI kann Anrufe vorbereiten und Unterbrechungen begrenzen.
Wie entscheidet der Assistent, ob ein Gespräch durchgestellt wird?
Wir legen mit dir Regeln für Anliegen, Personen und Zeiten fest. Zum Beispiel gehen laufende Projekte zur Projektleitung, Rechnungsfragen zur Buchhaltung und allgemeine Anfragen zunächst als Notiz ans Büro. Eine unbekannte Person erhält nicht allein durch das Wort ‚dringend‘ Zugang zu jeder Durchwahl.
Weiß die KI automatisch, wer gerade Urlaub hat?
Nicht ohne einen eingerichteten und geprüften Informationsweg. Für den Start hinterlegen wir deine Abwesenheits- und Vertretungsregeln. Änderungen gibst du uns durch. Ob eine Verbindung zu deinen bestehenden Systemen sinnvoll und möglich ist, prüfen wir im Erstgespräch.
Kann ich bestimmte Anrufer immer persönlich annehmen?
Wir können für klar definierte Situationen einen bevorzugten Weiterleitungsweg vereinbaren. Welche Angaben dafür ausreichen, klären wir mit dir. Ein genannter Name oder eine angezeigte Nummer ist jedoch kein sicherer Identitätsnachweis.
Was geschieht, wenn auch die Vertretung nicht erreichbar ist?
Dann nutzt der Assistent den vereinbarten Ersatzablauf und nimmt die Nachricht mit Rückrufmöglichkeit auf. Er behauptet nicht, eine Verbindung hergestellt zu haben. In der E-Mail steht, wer gesucht wurde und worum es geht.
Kann das Telefonsekretariat auch Termine koordinieren?
Terminwünsche aufnehmen geht bereits ohne Kalenderzugriff. Direkte Buchungen in Google oder Outlook richten wir schon im Tarif Start ein. Dafür klären wir Terminarten, Dauer, verfügbare Personen und Puffer. Eine Projektbesprechung mit mehreren Beteiligten kann andere Regeln brauchen als ein einfacher Kennenlerntermin.
Muss ich selbst etwas einrichten?
Nein. Du erzählst uns in einem Gespräch, wie dein Betrieb am Telefon arbeitet. Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, richten Rufnummer und Weiterleitung ein und testen alles mit dir. Du musst keine Software bedienen und keine Anweisungen für die KI formulieren.
Kann meine bisherige Rufnummer bleiben?
Ja. Meist leitest du deine Nummer bei Besetzt, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Öffnungszeiten an den Telefonassistenten weiter. Das geht bei fast jedem Anbieter und jeder Telefonanlage. Wir zeigen dir genau, welche Einstellung du brauchst, oder übernehmen sie mit deinen Zugangsdaten.
Wie lange dauert es bis zum Start?
Eine erste Hörprobe mit deinem Betrieb gibt es sofort über unsere Demo. Den fertigen Assistenten mit deinem Wissen, deinen Regeln und deiner Weiterleitung richten wir in der Regel innerhalb weniger Werktage nach dem Erstgespräch ein. Anbindungen an Kalender oder Branchensoftware können etwas länger dauern.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist. Das schreibt der europäische AI Act vor und schafft Vertrauen. Die Stimme klingt trotzdem natürlich, versteht Rückfragen und lässt Anrufer ausreden.
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Hör dir deinen Telefonassistenten an, bevor du irgendetwas entscheidest.
Gib deine Website ein. Unsere KI liest sie, ruft dich an und spricht wie der Assistent deines Betriebs. Danach buchst du ein Gespräch, wenn es dir gefällt.
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