KI Kundenservice Telefon mit guter Übergabe an dein Team
Häufige Fragen klärt der Assistent. Schwierige Fälle gehen mit allen wichtigen Angaben an die richtigen Menschen in deinem Team.
Kostenlos, mit deinem Betrieb, in einer Minute
Eingehender Anruf
angenommen nach 1 Klingeln
Telefonassistent: Guten Tag beim Kundenservice von Büromöbel Peters in Verden. Ich bin der KI-Telefonassistent. Wie kann ich Ihnen helfen?
Anrufer: Mein Name ist Jens Martens. Bei unserem gestern gelieferten Schreibtisch fehlt ein Kabelkanal.
Telefonassistent: Ich nehme das für das Serviceteam auf. Haben Sie die Auftragsnummer zur Hand?
Anrufer: Ja, BP 4821. Die Verpackung haben wir schon kontrolliert.
Telefonassistent: BP 4821, richtig? Fehlt das Teil vollständig oder ist ein falsches Teil dabei?
Anrufer: Die Nummer stimmt. Der Kabelkanal fehlt komplett. Bitte rufen Sie mich unter der angezeigten Nummer zurück.
Telefonassistent: Ich gebe das mit Ihrer bestätigten Rückrufnummer an das Serviceteam. Eine Nachlieferung kann erst das Team zusagen. Wann sind Sie gut erreichbar?
Anrufer: Heute bis 16 Uhr.
Telefonassistent: Vielen Dank. Ich notiere heute bis 16 Uhr als Erreichbarkeit und dass die Verpackung bereits kontrolliert wurde.
Der nächste Mitarbeiter fängt wieder von vorn an
Ein Kunde hat ein Problem mit einem gelieferten Produkt. Er erklärt es am Empfang, wird weiterverbunden und erzählt alles noch einmal. Der zuständige Mitarbeiter ist gerade nicht da. Später steht in der Rückrufnotiz nur ‚Reklamation, bitte melden‘. Welche Lieferung betroffen ist und was genau nicht funktioniert, muss das Team erst erneut erfragen.
Gleichzeitig kommen einfache Fragen herein: Wann kann eine Ware abgeholt werden, welche Unterlagen werden gebraucht, wie erreicht man die richtige Abteilung? Solche Anrufe beanspruchen dieselbe Leitung wie ein schwieriger Servicefall. First-Level bedeutet hier, Bekanntes zu beantworten und neue Probleme brauchbar vorzubereiten. Eine unklare Reklamation wird dadurch nicht automatisch gelöst.
Für KI Kundenservice Telefon richtet quoroAI einen begrenzten ersten Kontakt ein. Der Assistent stellt sich als KI vor, nutzt freigegebene Antworten und erfasst die Angaben, die dein Team zur Bearbeitung braucht. Sobald ein Fall menschliche Entscheidung oder Fachwissen verlangt, greift der vereinbarte Übergabeweg. Wir pflegen mit dir den Gesprächsablauf, damit wiederkehrende Fragen nicht dauerhaft bei den falschen Kollegen landen.
Das übernimmt dein Telefonassistent
Wiederkehrende Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Abholung und allgemeine Servicebedingungen erklärt der Assistent aus deinem freigegebenen Wissen. Ohne geeigneten Zugriff nennt er weder individuelle Lieferstände noch Vertragsdaten. Allgemeine Hinweise ersetzen keine Prüfung eines konkreten Auftrags.
Probleme verständlich erfassen
Der Assistent fragt, welches Produkt betroffen ist, was passiert und seit wann das Problem besteht. Grundlage ist dein Fragenkatalog. Unbekannte Ursachen werden nicht als Diagnose dargestellt, Vermutungen nicht zu Tatsachen gemacht.
Bezug zum Vorgang aufnehmen
Auftragsnummern helfen bei der späteren Zuordnung. Der Assistent lässt unklare Zeichen bestätigen und kennzeichnet fehlende Angaben. Eine Nummer allein berechtigt nicht zur Ausgabe vertraulicher Informationen. Nötige Prüfungen klären wir vor einer Anbindung.
An die passende Stelle übergeben
Bedienprobleme, Transportschäden und Rechnungsfragen brauchen unterschiedliche Ansprechpartner. Wir hinterlegen Zuständigkeiten und Weiterleitungsregeln. Kann niemand übernehmen, bekommt die vorgesehene Stelle eine E-Mail mit Anliegen, Rückrufmöglichkeit und offenen Fragen.
Grenzen bei Beschwerden beachten
Der Assistent hört zu und nimmt den Kern einer Beschwerde auf. Er verhandelt keine Erstattung und entscheidet nicht über Gewährleistung. Beim Wunsch nach persönlicher Hilfe greift dein vereinbarter Kontaktweg.
Wissenslücken für die Betreuung sichtbar machen
Du gibst uns fehlende Informationen, wir passen den Assistenten an. Monatliche Gesprächsauswertung mit Verbesserungen gehört ab Team dazu. Eine Verbindung zu deinem CRM oder Ticketsystem prüfen wir im Erstgespräch.
Nach dem Anruf weißt du sofort, worum es geht
Jedes Gespräch kommt als kurze Zusammenfassung bei dir an, per E-Mail, im Kalender oder direkt in deiner Software. Kein Abhören von Bandansagen, kein Rätselraten beim Rückruf.
Neue Anfrage über deinen Telefonassistenten
- Kontakt
- Jens Martens; angezeigte Rückrufnummer bestätigt
- Auftrag
- BP 4821; vom Anrufer bestätigt
- Problem
- Kabelkanal fehlt vollständig bei gestriger Schreibtischlieferung
- Schon geprüft
- Verpackung laut Anrufer kontrolliert
- Übergabe
- Serviceteam; Rückruf heute bis 16 Uhr gewünscht, keine Nachlieferung zugesagt
Du lässt einrichten. Wir machen die Arbeit.
Andere Anbieter geben dir ein Werkzeug und eine Anleitung. Bei uns bekommst du einen fertigen Telefonassistenten: eingerichtet, getestet und laufend betreut.
- 01Du, 30 Minuten
Du erzählst, wir hören zu
In einem Gespräch von etwa 30 Minuten klären wir, welche Anrufe kommen, was der Assistent sagen darf und wann dein Team übernimmt.
- 02Wir
Wir richten ein
Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, wählen die Stimme, richten Rufnummer, Weiterleitung und Benachrichtigungen ein.
- 03Du und wir
Wir testen mit dir
Bevor echte Kunden anrufen, spielen wir typische und schwierige Anrufe durch. Du hörst zu und gibst frei, oder wir bessern nach.
- 04Wir, laufend
Wir betreuen weiter
Nach dem Start werten wir die Gespräche aus, ergänzen fehlendes Wissen und setzen deine Änderungen um. Du musst nichts selbst pflegen.
Passt zu deinem Betrieb
- Fachhändler
- Büroausstatter
- Dienstleistungsbetriebe
- Vermietungsbetriebe
- IT-Servicebetriebe
- Werkstätten
- Hersteller mit Serviceannahme
- Teams mit wiederkehrenden Kundenfragen
Das verbinden wir
- E-Mail an dein Serviceteam
- Weiterleitung nach Zuständigkeit
- CRM nach Prüfung im Erstgespräch
- Ticketsystem nach Prüfung im Erstgespräch
- Branchensoftware nach Prüfung im Erstgespräch
Welche Anbindung für dich sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch. E-Mail und Kalender gehen in jedem Tarif.
Was kostet ein KI-Telefonassistent im Kundenservice?
Der Tarif Start kostet 89 € netto im Monat bei Jahreszahlung (12 Monate) oder 99 € monatlich kündbar. Darin sind 1.100 Gesprächsminuten, 2 Gespräche gleichzeitig, 2 Rufnummern und die Terminbuchung enthalten. Die Einrichtung durch uns ist immer inklusive.
Fragen zum KI-Telefonassistenten im Kundenservice
Was bedeutet First-Level-Service durch eine KI?
Der Assistent ist die erste Anlaufstelle für klar beschriebene Anliegen. Er beantwortet freigegebene Standardfragen und sammelt Informationen für die nächste Bearbeitungsstufe. Er übernimmt keine beliebige Problemlösung.
Kann der Assistent Bestell- oder Lieferstände nennen?
Nur wenn eine passende Anbindung, ausreichende Zugriffsregeln und eine geeignete Prüfung der anfragenden Person eingerichtet sind. Ohne diese Voraussetzungen nimmt er die Frage und den Vorgangsbezug auf. Eine vermutete Lieferzeit wird nicht als Auskunft ausgegeben.
Wie werden schwierige Beschwerden behandelt?
Der Assistent erfasst den Sachverhalt und gibt ihn an die vereinbarte Stelle. Bei Streit über Geld, Leistung oder Verträge entscheidet dein Team. Wir richten keine Gesprächsschleife ein, in der der Kunde immer wieder dieselben Fragen beantworten muss.
Müssen Kunden beim Mitarbeiter alles erneut erzählen?
Ziel ist eine Übergabe mit Problem, Vorgangsbezug und bereits geklärten Punkten. In der E-Mail-Zusammenfassung sieht das Team, was schon besprochen wurde. Je nach eingerichteter Anbindung kann das im bestehenden System erfolgen.
Darf die KI technische Anweisungen geben?
Nur einfache, ausdrücklich freigegebene Hinweise innerhalb eines klaren Rahmens. Bei möglichen Gefahren oder komplexen Eingriffen muss ein Mensch übernehmen. Der Assistent soll weder eine Ursache erfinden noch zu riskanten Reparaturen anleiten.
Brauchen wir zum Start ein Ticketsystem?
Nein. Du kannst mit einer strukturierten E-Mail an die zuständige Stelle beginnen. Wichtig ist, dass intern klar ist, wer die Anfrage bearbeitet und zurückruft. Ein Ticketsystem kann später helfen, wenn viele Vorgänge zusammenkommen.
Muss ich selbst etwas einrichten?
Nein. Du erzählst uns in einem Gespräch, wie dein Betrieb am Telefon arbeitet. Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, richten Rufnummer und Weiterleitung ein und testen alles mit dir. Du musst keine Software bedienen und keine Anweisungen für die KI formulieren.
Kann meine bisherige Rufnummer bleiben?
Ja. Meist leitest du deine Nummer bei Besetzt, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Öffnungszeiten an den Telefonassistenten weiter. Das geht bei fast jedem Anbieter und jeder Telefonanlage. Wir zeigen dir genau, welche Einstellung du brauchst, oder übernehmen sie mit deinen Zugangsdaten.
Wie lange dauert es bis zum Start?
Eine erste Hörprobe mit deinem Betrieb gibt es sofort über unsere Demo. Den fertigen Assistenten mit deinem Wissen, deinen Regeln und deiner Weiterleitung richten wir in der Regel innerhalb weniger Werktage nach dem Erstgespräch ein. Anbindungen an Kalender oder Branchensoftware können etwas länger dauern.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist. Das schreibt der europäische AI Act vor und schafft Vertrauen. Die Stimme klingt trotzdem natürlich, versteht Rückfragen und lässt Anrufer ausreden.
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Hör dir deinen Telefonassistenten an, bevor du irgendetwas entscheidest.
Gib deine Website ein. Unsere KI liest sie, ruft dich an und spricht wie der Assistent deines Betriebs. Danach buchst du ein Gespräch, wenn es dir gefällt.
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