KI Telefonassistent Kanzlei: erreichbar zwischen Besprechung und Gericht
Mandatsanfragen und Rückrufwünsche kommen geordnet an. Dein Team entscheidet fachlich, wir übernehmen Einrichtung und Betreuung des Telefonassistenten.
Kostenlos, mit deinem Betrieb, in einer Minute
Eingehender Anruf
angenommen nach 1 Klingeln
Telefonassistent: Guten Tag, Kanzlei Hoffmann in Detmold. Ich bin der KI-Telefonassistent. Wie kann ich Ihnen helfen?
Anrufer: Ich bin Michael Becker. Ich habe eine Kündigung erhalten und möchte wissen, ob die Kanzlei mich vertreten kann.
Telefonassistent: Ich kann Ihre Anfrage aufnehmen. Eine Vertretung oder rechtliche Einschätzung kann ich nicht zusagen. Geht es um ein Arbeitsverhältnis?
Anrufer: Ja. Das Schreiben habe ich gestern bekommen. Ich möchte möglichst bald mit jemandem sprechen.
Telefonassistent: Ich notiere Ihre Angabe zum Erhalt und den Wunsch nach einem baldigen Gespräch. Fristen kann ich nicht prüfen. Welche Nummer darf das Team für den Rückruf verwenden?
Anrufer: Bitte die Nummer, mit der ich gerade anrufe. Nach 14 Uhr kann ich ungestört sprechen.
Telefonassistent: Ich gebe Ihre Anfrage zum Arbeitsrecht und das gewünschte Zeitfenster weiter. Weitere Einzelheiten besprechen Sie bitte mit der Kanzlei.
Anrufer: Danke, dann warte ich auf die Rückmeldung.
Telefonassistent: Ihre Anfrage ist aufgenommen. Ein Rückrufzeitpunkt und eine Mandatsübernahme sind damit noch nicht bestätigt.
Eine Besprechung braucht Ruhe, ein Anrufer eine Antwort
Du bereitest einen Schriftsatz vor, sitzt in einer Mandantenbesprechung oder bist bei Gericht. Parallel klingelt die Kanzleinummer. Im Sekretariat konkurrieren neue Mandatsanfragen und Rückfragen zu Akten mit Terminen und Postbearbeitung.
Eine Rückrufliste ohne Anliegen lässt diese Unterschiede offen. Statt ausführlicher Fallschilderungen braucht es zunächst einen knappen Anlass. Die Annahme muss deutlich machen, dass ein Gespräch noch keine Mandatsannahme bedeutet.
quoroAI richtet den Assistenten nach deinen Rechtsgebieten, Zuständigkeiten und Regeln für vertrauliche Anfragen ein. Er übernimmt die organisatorische Aufnahme. Welche Angaben er abfragt, wer die Nachrichten erhält und wann ein Mensch übernimmt, stimmen wir vor dem Einsatz mit deiner Kanzlei ab.
Das übernimmt dein Telefonassistent
Neue Mandatsanfragen knapp aufnehmen
Der Assistent fragt nach dem groben Rechtsgebiet, einem kurzen Anlass und der Rückrufmöglichkeit. Er verspricht keine Übernahme und keine Erfolgsaussicht. Dein Team entscheidet, ob die Anfrage zur Kanzlei passt und welche Prüfung vor einem weiteren Gespräch erforderlich ist.
Bestehende Mandate zuordnen
Bei einer Rückfrage notiert er die genannte Ansprechperson und, wenn vorgesehen, das Aktenzeichen. Diese Angaben dienen der Zuordnung, nicht als Identitätsnachweis. Der Assistent gibt darüber keine Akteninhalte oder Informationen über andere Mandanten heraus, sondern bereitet den Rückruf durch dein Team vor.
Genannte Termine unverändert weitergeben
Erwähnt ein Anrufer ein Schreiben, einen Gerichtstermin oder ein Datum, hält der Assistent die Aussage nach deinem Ablauf fest. Eine telefonische Nachricht ersetzt weder die fachliche Prüfung noch die Fristenkontrolle deiner Kanzlei.
Rückrufwünsche gezielt sammeln
Name, zuständige Person, Anliegen und geeignetes Zeitfenster gehen in die Zusammenfassung ein. Der Assistent nennt nur Rückrufzusagen, die du vorgegeben hast. Passt ein Anliegen zu einer vereinbarten Weiterleitungsregel, kann er den Anruf an dein Team geben, statt einen fachlichen Rat zu versuchen.
Besprechungstermine vorbereiten
Ab Team können freigegebene Besprechungstermine in einen angebundenen Kalender gebucht werden. Ob dafür zunächst eine interne Freigabe nötig ist, legst du fest. Für alle anderen Fälle nimmt der Assistent Terminwünsche zur Abstimmung auf.
Organisatorische Auskünfte geben
Anfahrt, Erreichbarkeit des Sekretariats und von dir freigegebene Hinweise zum Erstkontakt kann der Assistent erklären. Bei Fragen zu Kosten nennt er nur deine abgestimmten Informationen, keine eigene Berechnung. Rechtliche Rückfragen nimmt er auf und verweist für die Beratung an die Kanzlei.
Nach dem Anruf weißt du sofort, worum es geht
Jedes Gespräch kommt als kurze Zusammenfassung bei dir an, per E-Mail, im Kalender oder direkt in deiner Software. Kein Abhören von Bandansagen, kein Rätselraten beim Rückruf.
Neue Anfrage über deinen Telefonassistenten
- Anfragender
- Michael Becker, neue Mandatsanfrage
- Bereich
- Arbeitsrecht, Kündigung eines Arbeitsverhältnisses
- Zeitangabe
- Schreiben laut Anrufer gestern erhalten; keine Frist berechnet
- Rückruf
- Anrufernummer angegeben, nach 14 Uhr ungestört erreichbar
- Status
- Prüfung durch Kanzlei offen, keine Mandatsannahme
Du lässt einrichten. Wir machen die Arbeit.
Andere Anbieter geben dir ein Werkzeug und eine Anleitung. Bei uns bekommst du einen fertigen Telefonassistenten: eingerichtet, getestet und laufend betreut.
- 01Du, 30 Minuten
Du erzählst, wir hören zu
In einem Gespräch von etwa 30 Minuten klären wir, welche Anrufe kommen, was der Assistent sagen darf und wann dein Team übernimmt.
- 02Wir
Wir richten ein
Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, wählen die Stimme, richten Rufnummer, Weiterleitung und Benachrichtigungen ein.
- 03Du und wir
Wir testen mit dir
Bevor echte Kunden anrufen, spielen wir typische und schwierige Anrufe durch. Du hörst zu und gibst frei, oder wir bessern nach.
- 04Wir, laufend
Wir betreuen weiter
Nach dem Start werten wir die Gespräche aus, ergänzen fehlendes Wissen und setzen deine Änderungen um. Du musst nichts selbst pflegen.
Passt zu deinem Betrieb
- Einzelkanzleien
- Sozietäten
- Arbeitsrechtliche Kanzleien
- Familienrechtliche Kanzleien
- Verkehrsrechtliche Kanzleien
- Mietrechtliche Kanzleien
- Wirtschaftsrechtliche Kanzleien
- Kanzleien mit mehreren Standorten
Das verbinden wir
- E-Mail an vereinbarte Kanzleiempfänger
- Google Kalender
- Outlook-Kalender
- Kanzleisoftware nach Prüfung im Erstgespräch
Welche Anbindung für dich sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch. E-Mail und Kalender gehen in jedem Tarif.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für deine Kanzlei?
Der Tarif Start kostet 89 € netto im Monat bei Jahreszahlung (12 Monate) oder 99 € monatlich kündbar. Darin sind 1.100 Gesprächsminuten, 2 Gespräche gleichzeitig, 2 Rufnummern und die Terminbuchung enthalten. Die Einrichtung durch uns ist immer inklusive.
Fragen zum KI-Telefonassistenten für deine Kanzlei
Gibt der Assistent rechtliche Auskünfte?
Nein. Er nimmt Anliegen auf, erklärt organisatorische Abläufe und bereitet Rückrufe vor. Er bewertet keine Ansprüche, empfiehlt keine rechtlichen Schritte und schätzt keine Erfolgsaussichten ein. Direkte Beratungsfragen testen wir mit dir vorab.
Wie berücksichtigen wir die Vertraulichkeit von Mandatsanfragen?
Vor dem Einsatz klären wir, welche Angaben für die Annahme erforderlich sind, welche Empfänger sie erhalten und wie lange sie benötigt werden. Vertrauliche Falldetails sollen nicht unnötig abgefragt werden. Beteiligte Dienstleister und der vereinbarte Umgang mit Gesprächsdaten müssen zu den Anforderungen deiner Kanzlei passen.
Kann die KI eine Mandatsübernahme zusagen?
Nein. Sie kennzeichnet den Kontakt als Anfrage. Ob du das Mandat annimmst, entscheidet deine Kanzlei nach ihren Prüfungen. Das gilt auch dann, wenn ein Termin vereinbart wurde. Die telefonische Aufnahme ersetzt insbesondere keine Interessenkollisionsprüfung.
Was geschieht bei einer möglicherweise laufenden Frist?
Der Assistent hält mitgeteilte Daten als Angaben des Anrufers fest und folgt deinem vereinbarten Weg für solche Nachrichten. Er berechnet oder überwacht keine Frist und sagt nicht, dass ein Rückruf rechtzeitig sein wird.
Kann ein Bestandsmandant nach dem Aktenstand fragen?
Der Assistent kann den Rückrufwunsch mit Aktenzeichen und Ansprechperson aufnehmen. Ein genanntes Aktenzeichen oder eine bekannte Telefonnummer allein genügt nicht für eine Auskunft über Akteninhalte. Standardmäßig gibt er deshalb keine Details heraus. Eine Kanzleisoftware-Anbindung prüfen wir im Erstgespräch.
Können wir Anrufe von Gerichten oder Kollegen weiterleiten?
Ja, nach den Regeln und Zuständigkeiten, die du uns vorgibst. Dabei bleibt eine am Telefon behauptete Rolle zunächst eine Angabe des Anrufers. Wird niemand erreicht, nimmt der Assistent eine Nachricht auf. Geänderte Zuständigkeiten setzt unser Team für dich um.
Muss ich selbst etwas einrichten?
Nein. Du erzählst uns in einem Gespräch, wie dein Betrieb am Telefon arbeitet. Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, richten Rufnummer und Weiterleitung ein und testen alles mit dir. Du musst keine Software bedienen und keine Anweisungen für die KI formulieren.
Kann meine bisherige Rufnummer bleiben?
Ja. Meist leitest du deine Nummer bei Besetzt, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Öffnungszeiten an den Telefonassistenten weiter. Das geht bei fast jedem Anbieter und jeder Telefonanlage. Wir zeigen dir genau, welche Einstellung du brauchst, oder übernehmen sie mit deinen Zugangsdaten.
Wie lange dauert es bis zum Start?
Eine erste Hörprobe mit deinem Betrieb gibt es sofort über unsere Demo. Den fertigen Assistenten mit deinem Wissen, deinen Regeln und deiner Weiterleitung richten wir in der Regel innerhalb weniger Werktage nach dem Erstgespräch ein. Anbindungen an Kalender oder Branchensoftware können etwas länger dauern.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist. Das schreibt der europäische AI Act vor und schafft Vertrauen. Die Stimme klingt trotzdem natürlich, versteht Rückfragen und lässt Anrufer ausreden.
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Hör dir deinen Telefonassistenten an, bevor du irgendetwas entscheidest.
Gib deine Website ein. Unsere KI liest sie, ruft dich an und spricht wie der Assistent deines Betriebs. Danach buchst du ein Gespräch, wenn es dir gefällt.
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