KI Telefonassistent für deine Hausverwaltung
Mieteranliegen aufnehmen, Objekte zuordnen, Zuständige erreichen: Dein Telefonassistent hält dir bei Abrechnung und Ortsterminen den Rücken frei.
Kostenlos, mit deinem Betrieb, in einer Minute
Eingehender Anruf
angenommen nach 1 Klingeln
Telefonassistent: Guten Tag bei der Hausverwaltung Peters in Einbeck. Ich bin der KI-Telefonassistent. Was möchten Sie melden?
Anrufer: Unser Aufzug steht schon wieder. Es ist niemand eingeschlossen, aber die Türen bleiben unten offen.
Telefonassistent: Danke für den Hinweis. Welche Objektadresse betrifft das, und sind Sie Mieter oder Eigentümer?
Anrufer: Ich bin Mieter, Thomas Weber. Rosenstraße 8 in Einbeck, Wohnung 12 im dritten Stock.
Telefonassistent: Rosenstraße 8, Wohnung 12. Seit wann haben Sie die Störung bemerkt?
Anrufer: Seit heute gegen acht Uhr. Bitte lassen Sie mich auf der Nummer zurückrufen, mit der ich gerade anrufe.
Telefonassistent: Ist die angezeigte Rufnummer für den Rückruf richtig? Ich gebe die Meldung nach dem vereinbarten Ablauf an die technische Verwaltung weiter. Einen Reparaturzeitpunkt kann ich Ihnen nicht nennen.
Anrufer: Ja, die Nummer stimmt. Vielen Dank.
Drei Anrufe zum selben Aufzug, aber keine Objektadresse
Du prüfst eine Betriebskostenabrechnung. Ein Mieter meldet einen defekten Aufzug, ein Eigentümer fragt nach dem Wirtschaftsplan, eine Reinigungsfirma braucht Zugang zum Haus. Alle wählen dieselbe Nummer. Nach jedem Gespräch musst du wieder in deine Unterlagen finden.
Eine Rückrufnummer allein hilft wenig. Du brauchst Objekt, Einheit und Anliegen. Außerdem macht es einen Unterschied, ob ein Mieter eine Reparatur meldet oder ein Dienstleister einen vereinbarten Einsatz abstimmt. Fehlt die Zuordnung, sucht dein Team erst den Vorgang.
quoroAI richtet deinen Telefonassistenten nach eurem Bestand und euren Zuständigkeiten ein. Er erfragt die nötigen Angaben und schickt eine E-Mail-Zusammenfassung. Ihr entscheidet über Reparaturen und Aufträge. Neue Objekte, Vertretungen oder Bereitschaftsnummern passen wir auf deine Nachricht hin an.
Das übernimmt dein Telefonassistent
Objekt und Einheit zuordnen
Der Assistent fragt nach Objektadresse, Hauseingang und Wohnung oder Gewerbeeinheit. Bei ähnlichen Straßennamen lässt er die Adresse bestätigen. Eine unklare Zuordnung bleibt als unklar vermerkt, statt die Meldung einem vermeintlich passenden Haus zuzuschreiben.
Reparaturmeldungen brauchbar aufnehmen
Was ist betroffen, seit wann besteht das Problem und wo genau tritt es auf? Der Assistent hält die Beschreibung des Anrufers fest. Er erstellt keine technische Diagnose, gibt keinen Reparaturauftrag frei und verspricht keinen Handwerkertermin ohne vereinbarten Ablauf.
Anrufer und Zuständigkeit unterscheiden
Mieter, Eigentümer, Beirat und Dienstleister haben unterschiedliche Anliegen. Wir hinterlegen, welches Team welche Nachrichten erhalten soll. Die genannte Rolle dient der Zuordnung, sie ist kein Identitätsnachweis und berechtigt nicht automatisch zu Auskünften über andere Bewohner oder Eigentümer.
Dringende Meldungen weitergeben
Für eingeschlossene Personen, austretendes Wasser oder andere dringende Meldungen vereinbaren wir einen eigenen Ablauf. Der Assistent versucht die festgelegte Weiterleitung. Ist niemand erreichbar, folgt der mit dir getestete Ersatzweg. Eine erfolgreiche Meldungsaufnahme bedeutet noch nicht, dass Hilfe unterwegs ist.
Rückfragen zum Verwaltungsalltag abfangen
Sprechzeiten, die richtige Kontaktadresse für Unterlagen oder der Ablauf einer Schlüsselübergabe: Der Assistent nennt nur freigegebene Informationen. Fragen zu einzelnen Abrechnungspositionen, Mietrückständen oder Beschlüssen nimmt er für die Sachbearbeitung auf. Er entscheidet keine rechtlichen Streitfragen.
Terminwünsche und Rückrufe vorbereiten
Für eine Wohnungsübergabe oder ein Gespräch mit der Verwaltung erfragt er passende Zeiten. Ab Tarif Team können freigegebene Termine in Google oder Outlook gebucht werden. Ohne diese Anbindung bleibt es ein Terminwunsch, den dein Team bestätigt.
Nach dem Anruf weißt du sofort, worum es geht
Jedes Gespräch kommt als kurze Zusammenfassung bei dir an, per E-Mail, im Kalender oder direkt in deiner Software. Kein Abhören von Bandansagen, kein Rätselraten beim Rückruf.
Neue Anfrage über deinen Telefonassistenten
- Objekt / Einheit
- Rosenstraße 8, Einbeck; Wohnung 12, dritter Stock
- Anrufer
- Thomas Weber, Mieter laut eigener Angabe
- Meldung
- Aufzug steht seit etwa 8 Uhr, Türen unten offen
- Dringlichkeit
- Laut Anrufer niemand eingeschlossen; nach vereinbartem Störungsablauf bearbeiten
- Zuständigkeit
- Technische Verwaltung; kein Reparaturtermin zugesagt
- Rückruf
- Angezeigte Rufnummer vom Anrufer bestätigt
Du lässt einrichten. Wir machen die Arbeit.
Andere Anbieter geben dir ein Werkzeug und eine Anleitung. Bei uns bekommst du einen fertigen Telefonassistenten: eingerichtet, getestet und laufend betreut.
- 01Du, 30 Minuten
Du erzählst, wir hören zu
In einem Gespräch von etwa 30 Minuten klären wir, welche Anrufe kommen, was der Assistent sagen darf und wann dein Team übernimmt.
- 02Wir
Wir richten ein
Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, wählen die Stimme, richten Rufnummer, Weiterleitung und Benachrichtigungen ein.
- 03Du und wir
Wir testen mit dir
Bevor echte Kunden anrufen, spielen wir typische und schwierige Anrufe durch. Du hörst zu und gibst frei, oder wir bessern nach.
- 04Wir, laufend
Wir betreuen weiter
Nach dem Start werten wir die Gespräche aus, ergänzen fehlendes Wissen und setzen deine Änderungen um. Du musst nichts selbst pflegen.
Passt zu deinem Betrieb
- WEG-Verwaltung
- Mietverwaltung
- Gewerbeverwaltung
- Sondereigentumsverwaltung
- Kleine Verwaltungsbüros
- Verwaltungen mit mehreren Objektbetreuern
- Gemischte Immobilienbestände
- Verwaltungen mit externer Bereitschaft
Das verbinden wir
- E-Mail an die zuständige Verwaltung
- Google Kalender
- Outlook-Kalender
- Verwaltungssoftware ab Team, nach Prüfung im Erstgespräch
Welche Anbindung für dich sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch. E-Mail und Kalender gehen in jedem Tarif.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen?
Der Tarif Start kostet 89 € netto im Monat bei Jahreszahlung (12 Monate) oder 99 € monatlich kündbar. Darin sind 1.100 Gesprächsminuten, 2 Gespräche gleichzeitig, 2 Rufnummern und die Terminbuchung enthalten. Die Einrichtung durch uns ist immer inklusive.
Fragen zum KI-Telefonassistenten für Hausverwaltungen
Kann der Assistent mehrere Häuser und Zuständige auseinanderhalten?
Ja, anhand der hinterlegten Objektadressen und Zuständigkeiten. Wir testen ähnliche Straßennamen, verschiedene Orte und mehrere Eingänge. Bleibt die Zuordnung unsicher, bekommt dein Team eine entsprechend gekennzeichnete Nachricht statt einer vermeintlich sicheren Objektzuweisung.
Löst jede Reparaturmeldung automatisch einen Handwerkerauftrag aus?
Nein. Zunächst erhält die Verwaltung die Meldung. Wer Aufträge erteilen darf und welche Anliegen direkt zur Bereitschaft gehen, legen wir gesondert fest. Eine Meldungsaufnahme ist keine Kostenfreigabe oder Reparaturzusage.
Was passiert bei einer dringenden Meldung außerhalb der Sprechzeit?
Wir hinterlegen Bereitschaft und Ersatzweg für Nichterreichbarkeit. Bei unmittelbarer Gefahr für Menschen verweist der Assistent auf 112. Eine Verbindung zur Bereitschaft bestätigt er erst, wenn sie tatsächlich zustande gekommen ist. Er ersetzt keinen Notruf.
Kann die KI Fragen zur Nebenkostenabrechnung beantworten?
Er erklärt freigegebene organisatorische Abläufe. Inhaltliche Einwände nimmt er mit Objekt und Rückrufwunsch auf. Abrechnungen prüfen, Forderungen beurteilen oder Auskünfte über andere Mietverhältnisse geben bleibt bei deiner Verwaltung.
Lässt sich unsere bestehende Verwaltungssoftware anschließen?
Das prüfen wir im Erstgespräch anhand eures Programms und des gewünschten Vorgangs. E-Mail funktioniert auch ohne Schnittstelle. Für eine Anbindung ab Tarif Team vereinbaren und testen wir konkret, welche Daten übergeben und welche Vorgänge angelegt werden.
Wie ändern wir Zuständigkeiten bei Urlaub oder neuen Objekten?
Du nennst uns Zuordnung und Zeitraum, wir passen den Ablauf an. Vor dem Start testen wir Anrufe von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern, einschließlich Nichterreichbarkeit. Du musst keinen Gesprächsleitfaden selbst bearbeiten.
Muss ich selbst etwas einrichten?
Nein. Du erzählst uns in einem Gespräch, wie dein Betrieb am Telefon arbeitet. Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, richten Rufnummer und Weiterleitung ein und testen alles mit dir. Du musst keine Software bedienen und keine Anweisungen für die KI formulieren.
Kann meine bisherige Rufnummer bleiben?
Ja. Meist leitest du deine Nummer bei Besetzt, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Öffnungszeiten an den Telefonassistenten weiter. Das geht bei fast jedem Anbieter und jeder Telefonanlage. Wir zeigen dir genau, welche Einstellung du brauchst, oder übernehmen sie mit deinen Zugangsdaten.
Wie lange dauert es bis zum Start?
Eine erste Hörprobe mit deinem Betrieb gibt es sofort über unsere Demo. Den fertigen Assistenten mit deinem Wissen, deinen Regeln und deiner Weiterleitung richten wir in der Regel innerhalb weniger Werktage nach dem Erstgespräch ein. Anbindungen an Kalender oder Branchensoftware können etwas länger dauern.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist. Das schreibt der europäische AI Act vor und schafft Vertrauen. Die Stimme klingt trotzdem natürlich, versteht Rückfragen und lässt Anrufer ausreden.
Auch interessant
Hör dir deinen Telefonassistenten an, bevor du irgendetwas entscheidest.
Gib deine Website ein. Unsere KI liest sie, ruft dich an und spricht wie der Assistent deines Betriebs. Danach buchst du ein Gespräch, wenn es dir gefällt.
Kostenlos, mit deinem Betrieb, in einer Minute