KI Anrufbeantworter für Anfragen statt leerer Mailbox
Deine Mailbox wartet auf eine Nachricht. Dein KI-Anrufbeantworter führt das Gespräch und fragt nach, was du wissen musst.
Kostenlos, mit deinem Betrieb, in einer Minute
Eingehender Anruf
angenommen nach 1 Klingeln
Telefonassistent: Guten Abend bei Druckerei Neumann in Eutin. Ich bin der KI-Telefonassistent. Was kann ich für Sie aufnehmen?
Anrufer: Hier ist Petra Seidel. Ich brauche Einladungen für eine Vereinsfeier, aber ich weiß nicht, welches Papier passt.
Telefonassistent: Die Papierberatung übernimmt das Team. Wie viele Einladungen benötigen Sie und bis wann?
Anrufer: Hundert Stück bis zum nächsten Freitag. Der Entwurf ist schon fertig.
Telefonassistent: Ich notiere hundert Einladungen, Entwurf vorhanden und Wunschdatum nächsten Freitag. Unter welcher Nummer kann das Team Sie zurückrufen?
Anrufer: Bitte nehmen Sie die Nummer, von der ich anrufe. Morgen bin ich ab zehn erreichbar.
Telefonassistent: Darf ich die angezeigte Nummer als Rückrufnummer übernehmen? Einen Fertigstellungstermin kann erst das Team bestätigen.
Anrufer: Ja, das passt. Mir geht es erst einmal um Papier und Angebot.
Telefonassistent: Ich gebe Ihre Anfrage mit dem Rückrufwunsch ab zehn Uhr weiter. Vielen Dank, Frau Seidel.
Nach dem Piepton fehlt oft genau die wichtige Information
Ein Kunde ruft nach Feierabend an. Er möchte wissen, ob du seinen Auftrag übernehmen kannst. Die Bandansage nennt die Öffnungszeiten und bittet um eine Nachricht. Jetzt muss er allein erklären, was wichtig ist, seine Nummer aufsagen und darauf hoffen, dass jemand zurückruft. Manche legen an dieser Stelle auf. Andere hinterlassen nur einen Namen, den du beim Abhören kaum verstehst.
Eine klassische Mailbox speichert Sprache. Sie beantwortet keine Rückfrage und merkt nicht, dass die Rückrufnummer fehlt. Eine längere Bandansage ändert daran wenig: Wer nur eine bestimmte Auskunft braucht, hört trotzdem erst Informationen, die ihn gerade nicht interessieren. Am nächsten Morgen beginnt für dein Team die Arbeit mit Abhören, Notizen und Rückfragen.
Ein KI Anrufbeantworter von quoroAI fragt im Gespräch nach Anliegen, Namen und Rückrufmöglichkeit. Er nutzt ausschließlich freigegebene Betriebsinformationen und nennt sich zu Beginn als KI. Du erhältst eine Zusammenfassung per E-Mail. Wir richten Fragen, Erreichbarkeit und Übergaben für dich ein und passen sie an, wenn sich dein Betriebsalltag ändert. Nicht jeder Anrufer möchte mit einer KI sprechen. Auch dafür vereinbaren wir einen kurzen Weg zum Rückruf.
Das übernimmt dein Telefonassistent
Aus einem Stichwort ein Anliegen machen
Aus „Ich brauche ein Angebot“ wird durch gezielte Rückfragen eine brauchbare Anfrage: Welche Leistung, welcher Ort und welcher Zeitraum? Wir legen fest, welche Angaben du wirklich brauchst.
Namen und Rückrufnummer klären
Der Assistent fragt bei Unklarheiten nach und lässt wichtige Angaben bestätigen. Bei unterdrückter Rufnummer bittet er um eine erreichbare Nummer. Offene Fragen bleiben in der Zusammenfassung erkennbar.
Einfache Fragen direkt beantworten
Abholzeiten, Anfahrt und angebotene Leistungen lassen sich aus deinem freigegebenen Betriebswissen klären. Individuelle Angebote und verbindliche Lieferzusagen erfindet der Assistent nicht. Solche Fragen gehen an dein Team.
Nach Geschäftsschluss übernehmen
Wir richten die Annahme nach einigen Klingeltönen, bei Besetzt oder außerhalb deiner Öffnungszeiten ein. Für Urlaub und Betriebsferien hinterlegen wir Hinweise und einen Rückrufablauf, den du einhalten kannst.
Dringende Anliegen weitergeben
Du bestimmst, welche Fälle einen Weiterleitungsversuch rechtfertigen. Ist dort niemand erreichbar, nimmt der Assistent das Anliegen auf und nennt den vereinbarten nächsten Schritt. Eine erfolgreiche Verbindung wird nicht vorgetäuscht.
Rückrufe vorbereiten statt Band abhören
Du bekommst Anliegen, Kontaktdaten und offene Punkte zusammen per E-Mail. Vereinbarte Rückrufzeiten stehen dabei. Dein Team kann sich vorbereiten. Direkte Kalenderbuchung in Google oder Outlook richten wir schon im Tarif Start ein.
Nach dem Anruf weißt du sofort, worum es geht
Jedes Gespräch kommt als kurze Zusammenfassung bei dir an, per E-Mail, im Kalender oder direkt in deiner Software. Kein Abhören von Bandansagen, kein Rätselraten beim Rückruf.
Neue Anfrage über deinen Telefonassistenten
- Kontakt
- Petra Seidel; angezeigte Rückrufnummer bestätigt
- Anfrage
- 100 Einladungen für Vereinsfeier; Entwurf vorhanden
- Beratung
- Papierauswahl und Angebot durch das Team
- Wunschtermin
- Nächster Freitag; nicht als Liefertermin bestätigt
- Rückrufwunsch
- Morgen ab 10 Uhr erreichbar
Du lässt einrichten. Wir machen die Arbeit.
Andere Anbieter geben dir ein Werkzeug und eine Anleitung. Bei uns bekommst du einen fertigen Telefonassistenten: eingerichtet, getestet und laufend betreut.
- 01Du, 30 Minuten
Du erzählst, wir hören zu
In einem Gespräch von etwa 30 Minuten klären wir, welche Anrufe kommen, was der Assistent sagen darf und wann dein Team übernimmt.
- 02Wir
Wir richten ein
Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, wählen die Stimme, richten Rufnummer, Weiterleitung und Benachrichtigungen ein.
- 03Du und wir
Wir testen mit dir
Bevor echte Kunden anrufen, spielen wir typische und schwierige Anrufe durch. Du hörst zu und gibst frei, oder wir bessern nach.
- 04Wir, laufend
Wir betreuen weiter
Nach dem Start werten wir die Gespräche aus, ergänzen fehlendes Wissen und setzen deine Änderungen um. Du musst nichts selbst pflegen.
Passt zu deinem Betrieb
- Kleine Büros
- Druckereien
- Fachgeschäfte
- Dienstleistungsbetriebe
- Werkstätten
- Hausverwaltungen
- Betriebe ohne Empfang
- Teams mit festen Telefonzeiten
Das verbinden wir
- Bestehende Rufnummer per Rufumleitung
- E-Mail-Zusammenfassung
- Google Kalender
- Outlook-Kalender
- Branchensoftware nach Prüfung im Erstgespräch
Welche Anbindung für dich sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch. E-Mail und Kalender gehen in jedem Tarif.
Was kostet ein KI-Telefonassistent als Anrufbeantworter?
Der Tarif Start kostet 89 € netto im Monat bei Jahreszahlung (12 Monate) oder 99 € monatlich kündbar. Darin sind 1.100 Gesprächsminuten, 2 Gespräche gleichzeitig, 2 Rufnummern und die Terminbuchung enthalten. Die Einrichtung durch uns ist immer inklusive.
Fragen zum KI-Telefonassistenten als Anrufbeantworter
Was unterscheidet einen KI-Anrufbeantworter von einer Mailbox?
Die Mailbox speichert, was jemand von sich aus sagt. Der KI-Anrufbeantworter kann nachfragen und freigegebene Fragen beantworten. Er sammelt zum Beispiel erst die gewünschte Leistung und dann die passende Rückrufzeit. Das Ergebnis erhältst du als Text.
Warum legen Anrufer bei einer Bandansage auf?
Mögliche Gründe sind Zeitdruck, eine lange Ansage oder Unklarheit darüber, ob und wann sich jemand meldet. Manche Menschen sprechen ungern allein auf ein Band. Ein Gespräch mit Rückfragen kann diese Hürden senken. Dass jeder Anrufer bleibt, wäre trotzdem kein ehrliches Versprechen.
Reicht dafür nicht die Anrufbeantworter-Funktion meines Handys?
Für einzelne private Nachrichten kann sie reichen. Im Betrieb brauchst du oft zusätzliche Abläufe: Zuständigkeiten, freigegebene Auskünfte, Vertretungen und einheitliche Rückrufnotizen für mehrere Personen. Genau dafür richten wir den Assistenten ein.
Kann ich zunächst nur meine bisherige Mailbox ersetzen?
Ja. Wir können mit Anliegenaufnahme und E-Mail starten, ohne Kalender oder Branchensoftware anzubinden. Du behältst deine bisherige Rufnummer und nutzt eine passende Rufumleitung. Später lassen sich weitere Abläufe ergänzen.
Was passiert, wenn jemand keine Fragen beantworten möchte?
Dann soll daraus kein Verhör werden. Wir vereinbaren einen kurzen Ablauf für einen Rückrufwunsch und beschränken Pflichtangaben auf das Nötige. Ist die Person nicht erreichbar oder nennt keine Kontaktdaten, wird diese Lücke deutlich.
Kann der Assistent verbindlich sagen, wann ich zurückrufe?
Nur wenn du dafür eine belastbare Regel freigibst. Ohne feste Rückrufzusage nennt er einen Wunsch oder erklärt, dass dein Team sich meldet. Gerade vor Feiertagen und im Urlaub stimmen wir die Ansage mit dir ab.
Muss ich selbst etwas einrichten?
Nein. Du erzählst uns in einem Gespräch, wie dein Betrieb am Telefon arbeitet. Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, richten Rufnummer und Weiterleitung ein und testen alles mit dir. Du musst keine Software bedienen und keine Anweisungen für die KI formulieren.
Kann meine bisherige Rufnummer bleiben?
Ja. Meist leitest du deine Nummer bei Besetzt, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Öffnungszeiten an den Telefonassistenten weiter. Das geht bei fast jedem Anbieter und jeder Telefonanlage. Wir zeigen dir genau, welche Einstellung du brauchst, oder übernehmen sie mit deinen Zugangsdaten.
Wie lange dauert es bis zum Start?
Eine erste Hörprobe mit deinem Betrieb gibt es sofort über unsere Demo. Den fertigen Assistenten mit deinem Wissen, deinen Regeln und deiner Weiterleitung richten wir in der Regel innerhalb weniger Werktage nach dem Erstgespräch ein. Anbindungen an Kalender oder Branchensoftware können etwas länger dauern.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist. Das schreibt der europäische AI Act vor und schafft Vertrauen. Die Stimme klingt trotzdem natürlich, versteht Rückfragen und lässt Anrufer ausreden.
Auch interessant
Hör dir deinen Telefonassistenten an, bevor du irgendetwas entscheidest.
Gib deine Website ein. Unsere KI liest sie, ruft dich an und spricht wie der Assistent deines Betriebs. Danach buchst du ein Gespräch, wenn es dir gefällt.
Kostenlos, mit deinem Betrieb, in einer Minute