KI Telefonzentrale: Anrufe zur richtigen Stelle bringen
Dein Anrufer beschreibt sein Anliegen. Die KI-Telefonzentrale klärt Standort und Zuständigkeit und nutzt die Weiterleitungswege, die wir gemeinsam festlegen.
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Eingehender Anruf
angenommen nach 1 Klingeln
Telefonassistent: Guten Tag bei Gerätevermietung Lorenz. Ich bin der KI-Telefonassistent der Zentrale. Worum geht es bei Ihrem Anruf?
Anrufer: Ich möchte eine gemietete Rüttelplatte zurückbringen und habe eine Frage zur Rückgabe.
Telefonassistent: An welchem Standort haben Sie die Maschine abgeholt?
Anrufer: In der Niederlassung in Zeven, nicht am Hauptsitz in Rotenburg.
Telefonassistent: Danke. Geht es um die Rückgabezeit oder um ein Problem mit der Maschine?
Anrufer: Um die Uhrzeit. Ich schaffe es heute vielleicht erst kurz vor Feierabend. Mein Name ist Ralf Engel.
Telefonassistent: Ich versuche, Sie mit der Vermietung in Zeven zu verbinden. Falls dort niemand annimmt, darf ich einen Rückruf an Ihre angezeigte Nummer aufnehmen?
Anrufer: Ja, das ist richtig.
Telefonassistent: Vielen Dank, Herr Engel. Ich versuche jetzt die Verbindung. Eine spätere Rückgabe kann Ihnen erst das Team bestätigen.
Eine Nummer für alles, aber niemand fühlt sich zuständig
Ein Kunde wählt die zentrale Nummer. Er möchte eine Maschine am Standort Nord zurückgeben, erreicht aber den Verkauf am Hauptsitz. Dort kennt niemand die Rückgabezeiten. Nach der ersten Weiterleitung landet er bei der falschen Niederlassung. Dann muss er noch einmal erklären, worum es geht. Die Telefonanlage hat den Anruf technisch verteilt, die Zuständigkeit blieb trotzdem ungeklärt.
Mit mehreren Abteilungen und Standorten wächst die Liste der Ausnahmen: Rückgaben gehen zur Vermietung, Rechnungen zur Buchhaltung, laufende Vorgänge zur jeweiligen Niederlassung. Dazu kommen unterschiedliche Öffnungszeiten und Vertretungen. Ein starres Tastenmenü kann diese Unterschiede nur abbilden, wenn der Anrufer die internen Begriffe schon kennt. Eine unklare Auswahl führt sonst direkt zur nächsten falschen Verbindung.
Die KI Telefonzentrale von quoroAI lässt Anrufer ihr Anliegen mit eigenen Worten beschreiben. Sie stellt sich als KI vor und klärt die Informationen, die für deine Verteilung nötig sind. Wir richten Zuständigkeiten und Weiterleitungen ein, testen Ersatzwege und betreuen spätere Änderungen. Mehrere Standorte und Abteilungen planen wir im Tarif Individuell. Welche Rufnummern und bestehenden Anlagen wir dafür nutzen, klären wir im Erstgespräch.
Das übernimmt dein Telefonassistent
Anliegen vor der Verbindung klären
Der Assistent unterscheidet neue Anfragen von Rückfragen zu laufenden Aufträgen. Anrufer müssen keine internen Abteilungsnamen kennen. Wir hinterlegen Fragen, eindeutige Ziele und einen Ansprechpartner für unklare Fälle.
Den richtigen Standort erfragen
Der Assistent fragt nach Abholort, betreuendem Standort oder Ort des Vorhabens. Das entscheidende Merkmal legst du fest. Eine nahe Postleitzahl ist nicht automatisch die richtige Zuständigkeit für einen laufenden Auftrag.
Abteilungen gezielt anrufen
Verkauf, Service, Vermietung und Buchhaltung erhalten die vorgesehenen Anrufe. Wir richten freigegebene Rufnummern und Zeiten ein. Private Durchwahlen bleiben intern. Vertrauliche Auskünfte werden durch eine Weiterleitung nicht automatisch freigegeben.
Öffnungszeiten und Vertretungen beachten
Wir hinterlegen unterschiedliche Öffnungszeiten und Vertretungen je Standort. Änderungen teilst du uns mit. Der Assistent soll nicht an eine bekanntermaßen unbesetzte Stelle verbinden, weil deren Nummer in einer alten Liste steht.
Bei fehlender Erreichbarkeit umschalten
Für Besetzt und ausbleibende Annahme vereinbaren wir eine Vertretung oder Rückrufaufnahme. Wir prüfen den Ablauf mit deiner Anlage. Niemand bekommt eine erfolgreiche Verbindung angekündigt, wenn tatsächlich kein Mitarbeiter übernommen hat.
Rückrufaufgaben der richtigen Stelle zuweisen
Eine E-Mail enthält Anliegen, Kontakt, Standort und zuständige Abteilung. So muss dein Team Nachrichten nicht durch mehrere Postfächer schicken. Eine Ablage im CRM oder in Branchensoftware prüfen wir im Erstgespräch.
Nach dem Anruf weißt du sofort, worum es geht
Jedes Gespräch kommt als kurze Zusammenfassung bei dir an, per E-Mail, im Kalender oder direkt in deiner Software. Kein Abhören von Bandansagen, kein Rätselraten beim Rückruf.
Neue Anfrage über deinen Telefonassistenten
- Kontakt
- Ralf Engel; angezeigte Rückrufnummer bestätigt
- Standort
- Zeven, Abholort der gemieteten Maschine
- Abteilung
- Vermietung
- Anliegen
- Rückgabe einer Rüttelplatte möglicherweise kurz vor Feierabend
- Verbindungsweg
- Weiterleitungsversuch nach Zeven angekündigt; Annahme noch nicht bestätigt
- Ersatzweg
- Rückruf aufnehmen, falls niemand übernimmt; keine abweichende Rückgabezeit zugesagt
Du lässt einrichten. Wir machen die Arbeit.
Andere Anbieter geben dir ein Werkzeug und eine Anleitung. Bei uns bekommst du einen fertigen Telefonassistenten: eingerichtet, getestet und laufend betreut.
- 01Du, 30 Minuten
Du erzählst, wir hören zu
In einem Gespräch von etwa 30 Minuten klären wir, welche Anrufe kommen, was der Assistent sagen darf und wann dein Team übernimmt.
- 02Wir
Wir richten ein
Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, wählen die Stimme, richten Rufnummer, Weiterleitung und Benachrichtigungen ein.
- 03Du und wir
Wir testen mit dir
Bevor echte Kunden anrufen, spielen wir typische und schwierige Anrufe durch. Du hörst zu und gibst frei, oder wir bessern nach.
- 04Wir, laufend
Wir betreuen weiter
Nach dem Start werten wir die Gespräche aus, ergänzen fehlendes Wissen und setzen deine Änderungen um. Du musst nichts selbst pflegen.
Passt zu deinem Betrieb
- Betriebe mit mehreren Abteilungen
- Unternehmen mit Niederlassungen
- Gerätevermietungen
- Autohäuser
- Großhändler
- Hausverwaltungen
- Serviceorganisationen
- Verkauf und Werkstatt unter einer Nummer
Das verbinden wir
- Vorhandene Telefonanlage nach technischer Prüfung
- Freigegebene Abteilungsrufnummern
- Rufnummern der Standorte
- E-Mail an zuständige Teams
- CRM und Branchensoftware nach Prüfung im Erstgespräch
Welche Anbindung für dich sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch. E-Mail und Kalender gehen in jedem Tarif.
Was kostet ein KI-Telefonassistent als Telefonzentrale?
Der Tarif Start kostet 89 € netto im Monat bei Jahreszahlung (12 Monate) oder 99 € monatlich kündbar. Darin sind 1.100 Gesprächsminuten, 2 Gespräche gleichzeitig, 2 Rufnummern und die Terminbuchung enthalten. Die Einrichtung durch uns ist immer inklusive.
Fragen zum KI-Telefonassistenten als Telefonzentrale
Ist die KI-Telefonzentrale eine neue Telefonanlage?
Sie übernimmt die Gesprächsannahme und die vereinbarte Verteilung. Ob deine bestehende Anlage dafür weitergenutzt werden kann und wie die Weiterleitung funktioniert, prüfen wir technisch. Du musst nicht allein wegen der KI automatisch die gesamte Telefonanlage ersetzen.
Müssen Anrufer weiter Tasten für Abteilungen drücken?
Für den eingerichteten Gesprächsablauf können Anrufer ihr Anliegen sagen. Der Assistent fragt nach, bis die relevante Zuständigkeit klar ist. Wenn deine bestehende Anlage weitere Auswahlmenüs nutzt, müssen wir den gesamten Verbindungsweg betrachten.
Wie werden mehrere Standorte berücksichtigt?
Wir erfassen Rufnummern, Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und Vertretungen je Standort. Dann legen wir fest, wann der Ort des Kunden und wann der betreuende Standort entscheidend ist. Mehrere Standorte und Abteilungen planen wir im Tarif Individuell.
Was passiert bei einer falschen oder unklaren Zuordnung?
Wir vereinbaren einen Auffangweg für Anliegen, die nicht eindeutig passen. Der Assistent kann eine zusätzliche Frage stellen oder eine Rückrufnotiz für die zuständige zentrale Stelle aufnehmen. Er soll nicht nacheinander beliebige Abteilungen ausprobieren.
Kann die KI sehen, welcher Mitarbeiter gerade telefoniert?
Das ist keine pauschale Standardfunktion. Es hängt von deiner Telefonanlage und einer möglichen Anbindung ab. Auch ein technisch freier Anschluss sagt nicht, ob jemand Zeit hat.
Kann die Zentrale auch nach Geschäftsschluss helfen?
Ja, mit freigegebenen Auskünften und der Aufnahme von Anliegen. Eine Weiterleitung außerhalb der Öffnungszeiten erfolgt nur nach deinen ausdrücklich vereinbarten Regeln. Dafür braucht es eine tatsächlich vorgesehene Bereitschaft oder Vertretung.
Muss ich selbst etwas einrichten?
Nein. Du erzählst uns in einem Gespräch, wie dein Betrieb am Telefon arbeitet. Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, richten Rufnummer und Weiterleitung ein und testen alles mit dir. Du musst keine Software bedienen und keine Anweisungen für die KI formulieren.
Kann meine bisherige Rufnummer bleiben?
Ja. Meist leitest du deine Nummer bei Besetzt, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Öffnungszeiten an den Telefonassistenten weiter. Das geht bei fast jedem Anbieter und jeder Telefonanlage. Wir zeigen dir genau, welche Einstellung du brauchst, oder übernehmen sie mit deinen Zugangsdaten.
Wie lange dauert es bis zum Start?
Eine erste Hörprobe mit deinem Betrieb gibt es sofort über unsere Demo. Den fertigen Assistenten mit deinem Wissen, deinen Regeln und deiner Weiterleitung richten wir in der Regel innerhalb weniger Werktage nach dem Erstgespräch ein. Anbindungen an Kalender oder Branchensoftware können etwas länger dauern.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist. Das schreibt der europäische AI Act vor und schafft Vertrauen. Die Stimme klingt trotzdem natürlich, versteht Rückfragen und lässt Anrufer ausreden.
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Hör dir deinen Telefonassistenten an, bevor du irgendetwas entscheidest.
Gib deine Website ein. Unsere KI liest sie, ruft dich an und spricht wie der Assistent deines Betriebs. Danach buchst du ein Gespräch, wenn es dir gefällt.
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