KI Terminvereinbarung Telefon: vom Anruf zum passenden Termin
Dein Assistent fragt nach der passenden Leistung und bucht schon im Tarif Start in die Kalender, die wir gemeinsam freigeben.
Kostenlos, mit deinem Betrieb, in einer Minute
Eingehender Anruf
angenommen nach 1 Klingeln
Telefonassistent: Guten Tag bei Küchenplanung Brandt in Northeim. Ich bin der KI-Telefonassistent. Möchten Sie einen Beratungstermin vereinbaren?
Anrufer: Ja, mein Name ist Andrea Mertens. Wir planen eine neue Küche und hätten am Donnerstag Zeit.
Telefonassistent: Geht es um ein erstes Planungsgespräch? Dafür sind bei uns neunzig Minuten vorgesehen.
Anrufer: Genau. Am liebsten am Nachmittag.
Telefonassistent: Im freigegebenen Kalender ist Donnerstag um 15 Uhr ein passender Termin frei. Passt Ihnen das?
Anrufer: Ja. Für Rückfragen können Sie meine angezeigte Nummer nehmen.
Telefonassistent: Ich buche das erste Planungsgespräch auf Andrea Mertens am Donnerstag von 15 bis 16:30 Uhr. Ist das richtig?
Anrufer: Ja, richtig.
Telefonassistent: Der Termin ist eingetragen. Bitte bringen Sie vorhandene Raummaße mit. Vielen Dank, Frau Mertens.
Eine freie Stunde ist noch kein passender Termin
Das Telefon klingelt während einer Beratung. Jemand möchte ‚nur schnell einen Termin‘. Dafür musst du wissen, welche Leistung gebraucht wird, wie lange sie dauert und wer sie übernimmt. Die erste freie Lücke passt vielleicht zeitlich, aber nicht zur zuständigen Person. Nimmst du den Wunsch auf einem Zettel auf, folgt später eine zweite Runde Telefonate.
Ein Buchungskalender hilft erst, wenn die Regeln stimmen. Ein Kennenlerngespräch braucht andere Zeiten als eine ausführliche Beratung. Vorbereitungszeit, Pausen und bereits belegte Kalender dürfen nicht übergangen werden. Manchmal lässt sich am Telefon noch gar nicht entscheiden, ob ein Termin sinnvoll ist. Dann braucht dein Team eine Anfrage zur Prüfung statt einer voreiligen Buchung.
Für KI Terminvereinbarung Telefon richtet quoroAI schon im Tarif Start einen klaren Ablauf mit Google oder Outlook ein. Wir legen gemeinsam Terminarten, Dauer, freigegebene Zeiten und Grenzen fest. Die KI nennt sich zu Beginn, klärt den Bedarf und bietet passende verfügbare Termine an. Was außerhalb deiner Regeln liegt, wird als Wunsch aufgenommen. Du musst keinen Buchungsablauf selbst bauen oder laufend Anweisungen für die KI schreiben.
Das übernimmt dein Telefonassistent
Die richtige Terminart erfragen
Der Assistent klärt zunächst das Anliegen. Erstberatung, Abholung und Planungsgespräch brauchen unterschiedliche Zeitfenster. Wir hinterlegen Leistungen und Voraussetzungen. Besondere Anfragen gehen vor einer Buchung zur persönlichen Prüfung an dein Team.
Dauer und Puffer berücksichtigen
Wir richten feste Dauern und Puffer ein. Eine freie halbe Stunde wird nicht versehentlich für eine längere Beratung angeboten. Die Regeln testen wir anhand deiner Terminarten, einschließlich Vorbereitung und Nachbereitung.
Verfügbare Zeiten anbieten
Ab Team wird der freigegebene Google- oder Outlook-Kalender angebunden. Ohne passende Verfügbarkeit oder bei fehlender Kalenderverbindung nimmt der Assistent einen Wunsch auf. Private Kalendereinträge gibt er nicht preis.
Kontaktdaten und Termin abgleichen
Name, Rückrufmöglichkeit, Leistung und ausgewählte Zeit werden abgeglichen. Der Assistent bestätigt den Termin mündlich erst nach erfolgreicher Buchung. Eine SMS-Bestätigung sagen wir nicht zu; den Informationsweg stimmen wir mit dir ab.
Änderungswünsche geordnet aufnehmen
Wir prüfen, welche Änderungen der eingerichtete Ablauf sicher unterstützt und wie der richtige Eintrag zugeordnet wird. Bis dahin nimmt der Assistent Änderungswünsche auf. Ein genannter Name allein erlaubt keine Löschung fremder Termine.
Sonderfälle dem Team übergeben
Gruppentermine und besonders lange Beratungen brauchen oft Rücksprache. Der Assistent erfasst Wunsch und Erreichbarkeit. Du bekommst den Kontext per E-Mail. Zusätzliche Branchensoftware prüfen wir im Erstgespräch.
Nach dem Anruf weißt du sofort, worum es geht
Jedes Gespräch kommt als kurze Zusammenfassung bei dir an, per E-Mail, im Kalender oder direkt in deiner Software. Kein Abhören von Bandansagen, kein Rätselraten beim Rückruf.
Neue Anfrage über deinen Telefonassistenten
- Kontakt
- Andrea Mertens; angezeigte Rückrufnummer freigegeben
- Terminart
- Erstes Küchenplanungsgespräch
- Buchung
- Donnerstag, 15 bis 16:30 Uhr; im Beispiel erfolgreich eingetragen
- Vorbereitung
- Hinweis auf vorhandene Raummaße gegeben
- Kalender
- Freigegebener Beratungskalender; Einrichtung schon im Tarif Start
Du lässt einrichten. Wir machen die Arbeit.
Andere Anbieter geben dir ein Werkzeug und eine Anleitung. Bei uns bekommst du einen fertigen Telefonassistenten: eingerichtet, getestet und laufend betreut.
- 01Du, 30 Minuten
Du erzählst, wir hören zu
In einem Gespräch von etwa 30 Minuten klären wir, welche Anrufe kommen, was der Assistent sagen darf und wann dein Team übernimmt.
- 02Wir
Wir richten ein
Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, wählen die Stimme, richten Rufnummer, Weiterleitung und Benachrichtigungen ein.
- 03Du und wir
Wir testen mit dir
Bevor echte Kunden anrufen, spielen wir typische und schwierige Anrufe durch. Du hörst zu und gibst frei, oder wir bessern nach.
- 04Wir, laufend
Wir betreuen weiter
Nach dem Start werten wir die Gespräche aus, ergänzen fehlendes Wissen und setzen deine Änderungen um. Du musst nichts selbst pflegen.
Passt zu deinem Betrieb
- Küchenstudios
- Beratungsbüros
- Autowerkstätten
- Friseursalons
- Immobilienbüros
- Fachgeschäfte mit Beratung
- Fotostudios
- Dienstleister mit festen Terminarten
Das verbinden wir
- Google Kalender
- Outlook-Kalender
- E-Mail-Zusammenfassung
- Bestehende Rufnummer per Rufumleitung
- Buchungssoftware nach Prüfung im Erstgespräch
Welche Anbindung für dich sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch. E-Mail und Kalender gehen in jedem Tarif.
Was kostet ein KI-Telefonassistent zur Terminvereinbarung?
Der Tarif Start kostet 89 € netto im Monat bei Jahreszahlung (12 Monate) oder 99 € monatlich kündbar. Darin sind 1.100 Gesprächsminuten, 2 Gespräche gleichzeitig, 2 Rufnummern und die Terminbuchung enthalten. Die Einrichtung durch uns ist immer inklusive.
Fragen zum KI-Telefonassistenten zur Terminvereinbarung
Ab welchem Tarif bucht die KI Termine direkt?
Schon ab Tarif Start. Wir richten die direkte Terminbuchung für dich ein und legen Terminarten, Dauer und freigegebene Zeiten mit dir fest.
Muss ich dafür auf ein anderes Kalendersystem wechseln?
Für Google und Outlook können wir den Ablauf in einem freigegebenen Kalender einrichten. Du musst deshalb nicht allein für den Assistenten ein neues Buchungssystem einführen. Nutzt du eine Branchenlösung mit eigener Terminplanung, prüfen wir im Erstgespräch die mögliche Anbindung.
Wie vermeiden wir unpassende Termine?
Wir starten mit klar begrenzten Terminarten, festen Dauern und freigegebenen Zeiten. Vor dem Start prüfen wir auch volle Kalender und Anfragen außerhalb der Regeln. Eine technische Störung oder eine unklare Anfrage führt zur Aufnahme eines Wunsches.
Kann die KI Termine absagen oder verschieben?
Das hängt vom eingerichteten Kalenderablauf und der sicheren Zuordnung des vorhandenen Termins ab. Wir prüfen diese Fälle vor einer Freigabe gesondert. Ohne passenden Ablauf nimmt die KI den Änderungswunsch auf und dein Team bearbeitet ihn.
Gehen auch Praxis- oder Kanzleitermine?
Administrative Terminwünsche können geeignet sein. Fachliche Dringlichkeit und die Auswahl einer Behandlung oder rechtlichen Leistung darf die KI nicht eigenständig beurteilen. Sie gibt keine medizinische, rechtliche oder steuerliche Beratung. Für medizinische Notfälle gilt der Hinweis auf 112.
Kann der Assistent an bevorstehende Termine erinnern?
Ausgehende Terminerinnerungen sind ab Tarif Team möglich und werden als eigener Ablauf eingerichtet. Wir klären Anlass, zulässige Kontaktgrundlage, Zeitfenster und den Inhalt der Erinnerung. Eine Terminvereinbarung ist keine pauschale Erlaubnis für spätere Werbeanrufe.
Muss ich selbst etwas einrichten?
Nein. Du erzählst uns in einem Gespräch, wie dein Betrieb am Telefon arbeitet. Wir schreiben den Gesprächsleitfaden, hinterlegen dein Wissen, richten Rufnummer und Weiterleitung ein und testen alles mit dir. Du musst keine Software bedienen und keine Anweisungen für die KI formulieren.
Kann meine bisherige Rufnummer bleiben?
Ja. Meist leitest du deine Nummer bei Besetzt, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Öffnungszeiten an den Telefonassistenten weiter. Das geht bei fast jedem Anbieter und jeder Telefonanlage. Wir zeigen dir genau, welche Einstellung du brauchst, oder übernehmen sie mit deinen Zugangsdaten.
Wie lange dauert es bis zum Start?
Eine erste Hörprobe mit deinem Betrieb gibt es sofort über unsere Demo. Den fertigen Assistenten mit deinem Wissen, deinen Regeln und deiner Weiterleitung richten wir in der Regel innerhalb weniger Werktage nach dem Erstgespräch ein. Anbindungen an Kalender oder Branchensoftware können etwas länger dauern.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er eine KI ist. Das schreibt der europäische AI Act vor und schafft Vertrauen. Die Stimme klingt trotzdem natürlich, versteht Rückfragen und lässt Anrufer ausreden.
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Hör dir deinen Telefonassistenten an, bevor du irgendetwas entscheidest.
Gib deine Website ein. Unsere KI liest sie, ruft dich an und spricht wie der Assistent deines Betriebs. Danach buchst du ein Gespräch, wenn es dir gefällt.
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